هذه النماذج سابقة الإعداد والوسائل
المعاونة يجب تقسيمها حسب المرحلة والموضوع وبالترتيب
الهجائي (ويكون الترتيب حسب الموضوع هو الأصل). تجدون هنا نماذج سابقة الإعداد ووسائل معاونة لتساعدكم في
مهمات إدارة المشروع. زوروا هذا الموقع بشكل متكرر للتعرف
على آخر التحديثات التي ترافق مسيرة إطار أعمال النظام
الوطني لإدارة المشاريع QNPM.
النماذج سابقة الإعداد تقدم نَسَقاً وبعض المحتويات
القياسية وتعليمات من شأنها استحداث متسلمات محددة لإدارة
المشروع.
الوسائل المعاونة تشمل كشوفا وجداول وقوائم لمعلومات
يمكن استخدامها عند إكمال النماذج سابقة الإعداد، أو عند
استخدام عملية إدارة المشروع أو أساليبها.
يمكنك تقسيم وعرض النماذج سابقة الإعداد والوسائل
المعاونة حسب
المرحلة أو
الموضوع أو
بالترتيب الهجائي. لمزيد من المعلومات عن مراحل المشروع، اقرأ القسم
الخاص بدورة حياة المشروع.
هذا المستند يقدم تعليمات مفصلة ونصاً موصى به وأمثلة
لتساعدكم في تطوير مستند تحديد المشروع، وذلك باستخدام
النموذج سابق الإعداد للنظام الوطني لإدارة المشاريع.
يقدم مستند التعريف بالمشروع عرضا مختصرا لمشروع مقترح من
أجل ترويج فهم مشترك بشأنه قبل أن يتم إعداد الخطة والجدول
الزمني والميزانية بمزيد من التفصيل.
هذه الوسيلة المعاونة تدعم المدراء الذين تم تكليفهم
بمراجعة أو اعتماد خطة المشروع. وفي كل قسم من خطة المشروع،
تقترح هذه الوسيلة المعاونة اعتبارات الجودة والأسئلة
المهمة التي تطرح على المؤلفين.
هذا المستند يقدم تعليمات مفصلة ونصاً موصى به وأمثلة
لتساعدكم في تطوير دراسة جدوى المشروع، وذلك باستخدام
النموذج سابق الإعداد للنظام الوطني لإدارة المشاريع.
دراسة الجدوى توضّح فوائد المشروع وتظهر بأنه تم تحليل
الخيارات الأخرى قبل وصول الفريق، بناءً على توصياتها،
للعمل على مشروع محدد. وتوضح دراسة الجدوى الفوائد المالية
وغير المالية، وتتناول مسائل مثل: الملاءمة الاستراتيجية
والقدرة على الإنجاز وتحمل التكاليف والإدارة.
هذا المستند يقدم تعليمات مفصلة ونصاً موصى به وأمثلة
لتساعدكم في تطوير خطة المشروع، وذلك باستخدام النموذج
سابق الإعداد للنظام الوطني لإدارة المشاريع.
خطة المشروع تصف العمل الذي سيقوم به المشروع، والنتائج
التي سيحققها، وكيف سيتم تنفيذ وإدارة عمل المشروع. ويجب
أيضا أن تصف أدوار الفريق ومسؤولياته، والمتسلمات. كما يجب
أن تصف الافتراضات والقيود والأنشطة التابعة والمخاطر
والمشكلات القائمة، وتقدم معلومات على مستوى عالٍ عن
الجدول الزمني والميزانية.
هذه الوسيلة المعاونة تدعم المدراء الذين تم تكليفهم
بمراجعة أو اعتماد خطة المشروع. وفي كل قسم من خطة المشروع،
تقترح هذه الوسيلة المعاونة اعتبارات الجودة والأسئلة
المهمة التي تطرح على المؤلفين.
الجدول الزمني هو جدول بنظام (جانت Gantt) يوضّح أوقات
حدوث الأنشطة وأوقات إكمال المتسلمات. كما يعرّف بالمراحل
والأحداث الرئيسية المهمة في المشروع. وتساعدك أداة النظام
الوطني لإدارة المشاريع QNPM على استحداث جدول زمني
للمشاريع الكبيرة. وما نقدّمه هنا هو ملف بنظام (إكْسِل).
هذا الكشف مصمم للمساعدة في تحديد كافة الموارد المطلوبة
لإتمام المشروع. ومن أجل استخدام هذا الكشف تحتاجون هنا
لهيكل تجزئة أعمال المشروع، أو توضيح لكافة العمل المطلوب
لإتمام المشروع.
هذا الكشف الوصفي التحليلي الجاهز يقدم الكلفة التقديرية
للموارد البشرية حسب درجات وتصنيف الموظفين، ويُستخدم أيضا
لتقدير كلفة الموارد البشرية في المشروع.
هذا المستند يقدم تعليمات مفصلة ونصاً موصى به وأمثلة
لتساعدكم في تطوير خطة إدارة المخاطر، وذلك باستخدام
النموذج سابق الإعداد للنظام الوطني لإدارة المشاريع.
خطة إدارة المخاطر توضح منهج إدارة المخاطر لمشروع محدد.
وهي تقدم مصطلحات موحدة، وأدوارا ومسؤوليات واضحة، ووصفا
مفصلا لعملية إدارة المخاطر، والنماذج الموحدة سابقة
الإعداد المستخدمة في العملية. والخطة مصممة لإرشاد فريق
المشروع وأصحاب المصلحة.
هذا السجل يُستخدم لتسجيل المخاطر وتتبعها طوال فترة عمر
المشروع.
وهو نموذج يُستخدم لإبلاغ مدير المشروع بإحدى المخاطر التي
يتم التعرف عليها حديثا.
وهو نموذج يستخدم ليلخص تقييما لإحدى المخاطر المحددة.
يقدم تقرير حالة المخاطر معلومات عن كفاءة الفريق في إدارة
المخاطر. كما يبين كفاءة الفريق في اتخاذ الإجراءات
للتخفيف من الآثار السلبية المحتملة للمخاطر على المشروع.
هذا الكشف يسمح لكم بتقييم المخاطر طبقا لأربعة عوامل هي:
الاحتمالية والأثر والخط الزمني وحالة أنشطة الاستجابة.
وكلما كانت النقاط أكثر، كلما زاد الخطر الذي تسببه
المخاطر للمشروع وكلما زادت أولويته.
هذا المستند يقدم تعليمات مفصلة ونصاً موصى به وأمثلة
لتساعدكم في تطوير خطة ضبط التغيير، وذلك باستخدام النموذج
سابق الإعداد للنظام الوطني لإدارة المشاريع.
خطة ضبط التغيير توضح الخطوط العريضة لضبط التغيير لمشروع
معيّن. وتوفر الخطة مصطلحات موحدة، وأدوارا ومسؤوليات
واضحة، ووصفا تفصيليا لعملية ضبط التغيير المعتمدة،
والنماذج الموحدة سابقة الإعداد المستخدمة في تلك العملية.
وقد صممت هذه الخطة لإرشاد فريق المشروع وأصحاب المصلحة.
وهو نموذج يُستخدم لتوثيق طلب تغيير جديد.
وهو نموذج يُستخدم للإبلاغ عن أثر التغيير المطلوب على
المشروع بمجمله.
يُستخدم هذا السجل لتسجيل وتتبع طلبات التغير طوال عمر
المشروع.
هذا المستند يقدم تعليمات مفصلة ونصاً موصى به وأمثلة
لتساعدكم في تطوير خطة إدارة المشكلات القائمة، وذلك
باستخدام النموذج سابق الإعداد للنظام الوطني لإدارة
المشاريع.
خطة إدارة المشكلات القائمة توضح الخطوط العريضة لإدارة
المشكلات القائمة لمشروع معيّن. وتوفر الخطة مصطلحات موحدة،
وأدوارا ومسؤوليات واضحة، ووصفا تفصيليا للعملية المعتمدة
لإدارة المشكلات القائمة، والنماذج الموحدة سابقة الإعداد
المستخدمة في تلك العملية. وقد صممت هذه الخطة لإرشاد فريق
المشروع وأصحاب المصلحة.
وهو نموذج يُستخدم لإبلاغ مدير المشروع بإحدى المشكلات
القائمة التي يتم التعرف عليها حديثا.
وهو نموذج يُستخدم ليلخص تقييما لأثر إحدى المشكلات
القائمة على المشروع.
يُستخدم هذا السجل لتسجيل وتتبع المشكلات القائمة طوال عمر
المشروع.
هذا المستند يقدم تعليمات مفصلة ونصاً موصى به وأمثلة
لتساعدكم في إصدار تقرير الحالة، وذلك باستخدام النموذج
سابق الإعداد للنظام الوطني لإدارة المشاريع.
تقرير الحالة يقدم خلاصة ذات مستوى عالٍ حول التقدم في
المشروع، وعن كيفية إدارة المخاطر والمشكلات القائمة
وطلبات التغيير.
هذه الوسيلة المعاونة تدعم المدراء الذين تم تكليفهم
بمراجعة أو اعتماد خطة المشروع. وفي كل قسم من خطة المشروع،
تقترح هذه الوسيلة المعاونة اعتبارات الجودة والأسئلة
المهمة التي تطرح على المؤلفين.
وهو جدول الأعمال الموحد الذي يتم استخدامه في اجتماعات
الفريق الأسبوعية حول حالة المشروع.
هذا المستند يقدم تعليمات مفصلة ونصاً موصى به وأمثلة
لتساعدكم في إصدار خطة إدارة المستندات، وذلك باستخدام
النموذج سابق الإعداد للنظام الوطني لإدارة المشاريع.
خطة إدارة المستندات توضح الخطوط العريضة لإدارة المستندات
لمشروع معيّن. وتوفر الخطة مصطلحات موحدة، وأدوارا
ومسؤوليات واضحة، ووصفا تفصيليا لتوقعات أعضاء الفريق بشأن
ضبط المستندات. وقد صممت هذه الخطة لإرشاد فريق المشروع.
يحتوي أرشيف المشروع على كافة المتسلمات النهائية للمشروع،
ومواد الاتصالات، والمستندات المتصلة بالمشتريات، ومتسلمات
إدارة المشروع. وهذه القائمة عبارة عن وسيلة معاونة لتجميع
أرشيف المشروع.
اجتماع إطلاق الفريق هو اجتماع عام لكل أطراف الفريق من
أجل بناء الفريق وتعريف أعضائه بخطة المشروع وجدوله الزمني
وميزانيته، إضافة إلى عمليات إدارة المشروع وأموره
الإدارية.
يتم إعداد استبيان مقابلة الخروج عندما يقوم أحد أعضاء
الفريق بمغادرة فريق المشروع. ويتم إجراء الاستبيانات لكي
يستفيد المدراء من رؤى وانتقادات العاملين المغادرين،
وللتعرف على طرق الاحتفاظ بأعضاء الفريق الباقين.
تسير فرق المشاريع عبر مراحل مختلفة من التطور، ويقوم
القادة الأكفياء بإدارة الفرق بطرق مختلفة استنادا إلى
المرحلة التي هم فيها. ووسيلة المعاونة هذه تساعد مدراء
المشاريع في تحديد (أ) ما هي مرحلة التطور التي يمر فيها
الفريق حاليا، (ب) ما هو أسلوب القيادة الأكثر نجاعة لدعم
فريق يتمتع بمستوى عالٍ من الأداء.
جدول RACI (المسؤولية والمساءلة والاستشارية والتبليغ) هو
أداة معروفة تُستخدم لتوضيح الأدوار والمسؤوليات في أي
مؤسسة. وهو جدول يوفر قائمة من أنشطة المشروع ومعلومات عن
الأدوار التي يضطلع بها مختلف العاملين في المشروع بما
يتعلق بتلك الأنشطة.
هذا المستند يقدم كشفا عاما وشاملا حول الهيكل التنظيمي
للمشروع مع وصف للأدوار المعروفة بخصوص المشاريع، مثل
العضو الراعي للمشروع أو عضو لجنة التسيير. ويساعد الجدول
في إكمال القسم الخاص بخطة الموارد البشرية في خطة المشروع.
هذه القائمة تقدم لائحة بأصحاب المصلحة ذوي الصلة بمشاريع
القطاع العام القطري، وذلك لأخذها بعين الاعتبار عند
التعرف على أصحاب المصلحة.
هذا المستند يقدم تعليمات مفصلة ونصاً موصى به وأمثلة
لتساعدكم في إصدار خطة الاتصالات، وذلك باستخدام النموذج
سابق الإعداد للنظام الوطني لإدارة المشاريع.
توضح خطة الاتصالات المنهج العام للاتصال بأصحاب المصلحة
حول مشروع معيّن. وتوضح أيضا الرسائل المهمة وتصف أصحاب
المصلحة الرئيسيين وأنشطة الاتصالات. وتصف أيضا كيفية
تقييم نجاح تلك الاتصالات. كما تقدم ميزانية الاتصالات
وجدولها الزمني.
هو مستند يساعدكم في تحديد دور لجنة التسيير وأعضائها،
وكيف ستعمل هذه اللجنة.
هو نموذج سابق الإعداد لجدول أعمال اجتماعات لجنة التسيير.
هو مستند يساعدكم في تحديد دور اللجنة الاستشارية وأعضائها،
وكيف ستعمل هذه اللجنة.
هو نموذج سابق الإعداد لجدول أعمال اجتماعات اللجنة
الاستشارية.
هذه الوسيلة المعاونة تقدم ثلاثة أسئلة عليكم أن تطرحوها
على أصحاب المصلحة للحصول على مناقشة واضحة بشأن المشروع.
وستكشف إجاباتهم عن اهتماماتهم ومفهومهم للمشروع، وتعطيكم
تحذيرا مبكرا عن النزاعات الناشئة.
هذه الوسيلة المعاونة تساعدكم في تحديد كيفية إشراك أصحاب
المصلحة بالمشروع، استنادا إلى مدى الأثر المتوقع أن يتركه
المشروع عليهم.
هذا المستند يقدم تعليمات مفصلة ونصاً موصى به وأمثلة
لتساعدكم في إصدار دليل المشروع، وذلك باستخدام النموذج
سابق الإعداد للنظام الوطني لإدارة المشاريع.
دليل المشروع هذا عبارة عن مستند مختصر يحدد العمليات
الإدارية والمنهجية المتبعة والتوقعات الأخرى لفريق
المشروع.
هذه الوسيلة المعاونة تقدم نسقا عاما لتسجيل معلومات
الاجتماع، بما في ذلك القرارات والإجراءات. ويمكن
استخدامها لأنماط مختلفة من الاجتماعات، مثل اجتماعات
الفريق الأسبوعية حول حالة المشروع، واجتماعات إدارة
المخاطر أو اجتماعات الموافقة والاعتماد.
يتم إعداد خطة العمل للفرق الصغيرة. وتساعد هذه الخطة في
تجزئة حزم العمل في الجدول الزمني للمشروع إلى أنشطة أصغر
حجما، وتساعد في تتبع التقدم.
هذا الكشف مصمم للمساعدة في تجميع جرد المشاريع في برنامج،
أو حقيبة أو إدارة أو مؤسسة كاملة.
حاسبة حجوم المشروع
هذه الوسيلة المعاونة تقدم المشورة حول عناصر إطار عمل
النظام الوطني لإدارة المشاريع QNPM التي سيتم استخدامها،
وذلك استنادا إلى حجم المشروع ودى التعقيد فيه.
هذا المستند يقدم تعليمات مفصلة ونصاً موصى به وأمثلة
لتساعدكم في إصدار مستند قبول المشروع، وذلك باستخدام
النموذج سابق الإعداد للنظام الوطني لإدارة المشاريع.
يعمل هذا المستند كسجل يفيد بأن كافة متسلمات المشروع قد
تم قبولها مكتملة، ويبين فيما إذا تم اعتبار المشروع قد
حقق أو لم يحقق هدفه العام.
هذا المستند يقدم تعليمات مفصلة ونصاً موصى به وأمثلة
لتساعدكم في إصدار مستند الدروس المستفادة، وذلك باستخدام
النموذج سابق الإعداد للنظام الوطني لإدارة المشاريع.
هذا المستند يقدم المشورة للمشاريع الأخرى من خلال تشارك
الدروس المستفادة والخط الزمني ومعلومات عن الكلفة. |
